Ảnh: Vụ trưởng Vụ Hành chính Mai Thị Thơm phát biểu tại buổi làm việc
Song song đó, công tác tiếp nhận, xử lý, soạn thảo, ban hành, phát hành, quản lý và lưu trữ văn bản luôn được thực hiện đúng trình tự, thủ tục, thẩm quyền giúp cho việc chỉ đạo, điều hành, tiếp nhận thông tin của UBND tỉnh và Chủ tịch UBND tỉnh đối với các cấp, các ngành đảm bảo chính xác, kịp thời. Từ năm 2021 đến nay, mỗi năm tiếp nhận trên 51.500 văn bản đến các loại. Việc tiếp nhận, chuyển giao, xử lý văn bản được thực hiện theo đúng quy định, tất cả văn bản đến được quản lý tập trung đầu mối tại Văn thư cơ quan. Công tác phát hành văn bản của UBND tỉnh, Chủ tịch UBND tỉnh và của Văn phòng UBND tỉnh được kiểm tra nghiêm túc, đúng thẩm quyền, thể thức, kỹ thuật trình bày, hạn chế sai sót; 100% văn bản đi có xác thực ký số và phát hành trên Hệ thống quản lý văn bản và điều hành của tỉnh. Kết quả, mỗi năm số lượng văn bản phát hành hơn 26.000 văn bản, giúp tiết kiệm kinh phí và thời gian, đảm bảo thông tin thông suốt, phục vụ tốt cho chỉ đạo, điều hành của UBND tỉnh, Chủ tịch UBND tỉnh. Việc quản lý, sử dụng con dấu, chữ ký số cơ quan được thực hiện đúng quy định, đảm bảo an toàn. Trong các năm qua, việc gửi, nhận, xử lý, quản lý và lưu trữ văn bản điện tử trong các cơ quan nhà nước trên địa bàn tỉnh được thực hiện qua Hệ thống thông tin quản lý Văn bản và điều hành qua đó tiết kiệm được nhiều thời gian và chi phí, phục vụ tốt cho công tác chỉ đạo, điều hành của UBND, Chủ tịch UBND tỉnh.
Thực hiện Quyết định số 28/2018/QĐ-TTg ngày 12/7/2023 của Thủ tướng Chính phủ về gửi nhận văn bản điện tử trong hệ thống hành chính nhà nước trên địa bàn tỉnh. Văn phòng UBND tỉnh Vĩnh Long đã triển khai kết nối liên thông đồng bộ Hệ thống quản lý Văn bản và điều hành của tỉnh phục vụ tốt công tác gửi nhận, xử lý văn bản điện tử trên địa bàn tỉnh cho tất cả các sở, ban, ngành tỉnh, các huyện, thị xã, thành phố, các xã, phường, thị trấn trong phạm vi toàn tỉnh, các đơn vị sự nghiệp và doanh nghiệp trên địa bàn tỉnh quản lý tập trung tại mạng tin học Văn phòng UBND tỉnh với tổng số đơn vị tham gia khai thác sử dụng trên 980 đơn vị (cấp tỉnh 75 đơn vị, cấp huyện 800 đơn vị, cấp xã 107 đơn vị).
Ảnh: Toàn cảnh buổi làm việc giữa Đoàn công tác của Văn phòng Chính phủ và Văn phòng UBND tỉnh Vĩnh Long
Để đảm bảo thực hiện kết nối liên thông gửi nhận văn bản điện tử cho các sở, ban, ngành tỉnh, các huyện, thị xã và thành phố, các xã, phường, thị trấn trong phạm vi toàn tỉnh; năm 2019 Văn phòng UBND tỉnh Vĩnh Long đã xây dựng và đưa vào khai thác sử dụng Trục liên thông văn bản nội tỉnh, làm đầu mối liên thông văn bản điện tử giữa UBND tỉnh với các sở, ban, ngành tỉnh, các huyện, thị xã và thành phố, các xã, phường, thị trấn trong phạm vi toàn tỉnh; đồng thời là đầu mối kết nối liên thông văn bản điện tử của tỉnh với Văn phòng Chính phủ, các Bộ ngành Trung ương và các địa phương ngoài tỉnh theo quy định. Hiện tại hệ thống hoạt động thông suốt ổn định, an toàn và bảo mật, phục vụ tốt việc liên thông gửi nhận văn bản của tỉnh với Văn phòng Chính phủ, Bộ, ngành Trung ương và các địa phương ngoài tỉnh (kết quả: nhận hơn 268.590 văn bản, gửi trên 293.200 văn bản qua Trục liên thông văn bản nội tỉnh).
Ảnh: Chánh Văn phòng UBND tỉnh Vĩnh Long Phạm Thị Nở phát biểu tại buổi làm việc
Ngoài ra, để tăng cường sử dụng văn điện tử phục vụ công tác quản lý chỉ đạo điều hành của UBND, Chủ tịch UBND tỉnh; Văn phòng UBND tỉnh cũng đã triển khai sử dụng Hệ thống thông tin họp không giấy phục vụ cho các cuộc họp của UBND tỉnh, các cuộc họp của các sở, ban, ngành tỉnh tổ chức tại UBND tỉnh. Đến nay đã thực hiện được 304 cuộc, với tổng số văn bản và tài liệu hơn 3.800 tài liệu giúp công tác quản lý cuộc họp được thuận tiện, nhanh chóng, hiệu quả và tiết kiệm, góp phần vào công tác hiện đại hoá “hoạt động văn phòng” tại Văn phòng UBND tỉnh nói riêng và công tác chuyển đổi số của tỉnh nói chung.
Hiện tại, tỉnh cũng đã thực hiện theo quy định của Văn phòng Chính phủ về xử lý hồ sơ, trình hồ sơ điện tử của địa phương lên Chính phủ, Thủ tướng Chính phủ, tại thời điểm báo cáo tỉnh Vĩnh Long có trên 1.270 hồ sơ điện tử trình Chính phủ, Thủ tướng Chính phủ, đạt tỷ 100% so với hồ sơ giấy.
Thực hiện chủ trương của UBND tỉnh, Văn phòng UBND tỉnh phối hợp Sở Nội vụ xây dựng và triển khai hệ thống quản lý tài liệu lưu trữ điện tử đồng bộ trên nền tảng Hệ thống thông tin Quản lý văn bản và điều hành của tỉnh triển khai cho các sở ban ngành tỉnh, UBND cấp huyện. Đến nay đã số hoá được 5.277 tài liệu, hồ sơ
Đồng thời, từ năm 2021 đến nay, Văn phòng UBND tỉnh cũng đã tham mưu UBND tỉnh, Chủ tịch UBND tỉnh ban hành hơn 1.000 báo cáo các loại;, tham mưu UBND tỉnh triển khai thực hiện Nghị định số 09/2019/NĐ-CP ngày 24/01/2019 của Chính phủ quy định về chế độ báo cáo của cơ quan hành chính nhà nước ; qua đó, công tác thông tin báo cáo trên địa bàn tỉnh đã đi vào nề nếp, nghiêm túc.
Văn phòng UBND tỉnh luôn đảm bảo tốt công tác lễ tân, hậu cần phục vụ chu đáo, nhiệt tình cho UBND tỉnh, Thường trực UBND tỉnh, chất lượng phục vụ ngày một tốt hơn để lại những ấn tượng và tình cảm tốt đẹp đối với cán bộ, nhân dân trong, ngoài tỉnh và khách quốc tế.
Dịp này, Văn phòng UBND tỉnh cũng kiến nghị Văn phòng Chính phủ, Bộ Thông tin và Truyền thông, Bộ Nội vụ có sự thống nhất trong chỉ đạo dịch vụ công trực tuyến, để địa phương không lúng túng trong triển khai thực hiện, tiêu chí chấm điểm phù hợp, đánh giá thực chất kết quả thực hiện của từng địa phương.
Kiến nghị Văn phòng Chính phủ đơn giản hóa báo cải cách TTHC định kỳ hàng tháng và thực hiện báo cáo trên Hệ thống thông tin Báo cáo Chính phủ; đôn đốc các Bộ, ngành trong việc công bố, công khai TTHC trên cơ sở dữ liệu quốc gia về TTHC đầy đủ, chính xác, đúng thời gian quy định; kiến nghị Văn phòng Chính phủ đôn đốc các Bộ, ngành Trung ương sớm sửa đổi, thay thế hoặc bãi bỏ các thủ tục hành chính từ năm 2018 đến nay không phát sinh hồ sơ để phù hợp với thực tiễn; kiến nghị Văn phòng Chính phủ phối hợp với các Bộ, ngành có liên quan ban hành quy định chính sách hỗ trợ đối với công chức, viên chức làm việc tại Bộ phận Một cửa các cấp; có liên quan có quy định cụ thể về biên chế, cơ chế, chính sách đối với công chức làm công tác pháp chế, công chức làm công tác bảo vệ bí mật Nhà nước (cơ yếu) tại Văn phòng UBND cấp tỉnh để góp phần hoàn thành tốt hơn nhiệm vụ được giao…
Thay mặt Đoàn công tác, Vụ trưởng Vụ Hành chính Mai Thị Thơm đánh giá cao những kết quả đã đạt được trong công tác nghiệp vụ hành chính văn phòng của Văn phòng UBND tỉnh Vĩnh Long trong thời gian qua. Đồng thời, Vụ trưởng Vụ Hành chính cũng lưu ý Văn phòng UBND tỉnh cần tiếp tục phát huy những kết quả đã đạt được; quan tâm công tác tập huấn nâng cao nghiệp vụ hành chính văn phòng; tăng cường đổi mới, chia sẻ kinh nghiệm, nâng cao công tác tham mưu, tổng hợp để phục vụ tốt hơn cho UBND tỉnh, Chủ tịch, các Phó Chủ tịch UBND tỉnh trong công tác chỉ đạo, điều hành; tăng cường công tác đảm bảo bí mật nhà nước, an toàn thông tin, an ninh nội bộ; tiếp tục làm tốt hơn nữa công tác ứng dụng công nghệ thông tin; tăng cường công tác chuyển đổi số trong hoạt động văn phòng…